Auteur/autrice : admin

Pour optimiser et moderniser la gestion des dépenses de vos collaborateurs, voici 8 pistes concrètes que vous pouvez suivre :

• 1/ Utiliser des outils de gestion des dépenses : Investissez dans des logiciels ou des applications de gestion des dépenses qui permettent aux collaborateurs de soumettre facilement leurs frais et aux gestionnaires de suivre et de contrôler les dépenses en temps réel.
• 2/ Mettre en place des politiques claires : Définissez des politiques de dépenses claires et bien communiquées pour encadrer les dépenses des collaborateurs. Cela peut inclure des limites de dépenses par catégorie, des directives sur les types de dépenses autorisées et les procédures de remboursement.
• 3/ Automatiser le processus de dépenses : Automatisez autant que possible le processus de gestion des dépenses, depuis la soumission des reçus jusqu’à l’approbation et le remboursement. Cela permet de réduire les erreurs humaines, d’accélérer le processus et de fournir une visibilité en temps réel sur les dépenses.
• 4/ Intégrer les cartes de paiement virtuelles : Utilisez des cartes de paiement virtuelles pour les dépenses courantes telles que les frais de déplacement, les repas d’affaires ou les achats en ligne. Ces cartes offrent un meilleur contrôle des dépenses, une meilleure sécurité et une gestion simplifiée des remboursements.
• 5/ Analyser les données et les tendances : Utilisez les données de dépenses pour analyser les tendances, identifier les possibilités d’optimisation et prendre des décisions informées sur la gestion des budgets.
• 6/ Encourager la responsabilisation des collaborateurs : Impliquez les collaborateurs dans le processus de gestion des dépenses en les rendant responsables de leurs propres dépenses. Sensibilisez-les aux politiques de dépenses et aux bonnes pratiques et encouragez-les à adopter des comportements responsables en matière de dépenses.
• 7/ Former les collaborateurs : Fournissez une formation régulière sur les politiques de dépenses, les outils de gestion des dépenses et les meilleures pratiques en matière de gestion des dépenses pour garantir que tous les collaborateurs comprennent les attentes et les procédures.
• 8/ Effectuer des audits réguliers : Effectuez des audits réguliers des dépenses pour détecter les fraudes éventuelles, les erreurs ou les inefficacités et prendre des mesures correctives si nécessaire.

En suivant ces pistes, vous pourrez moderniser et optimiser efficacement la gestion des dépenses de vos collaborateurs, ce qui contribuera à réduire les coûts, à améliorer l’efficacité et à renforcer le contrôle financier de votre organisation.

La prise en charge de 50% minimum de l’abonnement aux transports publics pose un double problème :

• Le collaborateur doit avancer les frais et est limité aux réseaux traditionnels de transports en commun (trains inter-cité, bus, métro) qui ne répondent pas toujours à ses besoins de mobilité.
• L’employeur doit gérer manuellement les demandes de remboursement, salarié par salarié, et archiver les justificatifs d’achat pour ne pas s’exposer à des risques URSSAF.

Et si vous proposiez à vos salariés un dispositif qui va mieux répondre à leurs besoins, faciliter les process de collecte des justificatifs et limiter vos risques URSSAF ? Comment ?

Digitalisez l’abonnement transports en commun et le forfait mobilité durable sur un seul et même pass mobilité avec la carte IMPACT :

• L’employeur crédite le montant alloué à chaque salarié.
• Les dépenses sont fléchées exclusivement vers les modes de transport pris en charge : transports en commun, covoiturage, vélo, trottinette…
• Chaque salarié dépense son crédit dans les offres de transport qui sont adaptées à sa situation avec la liberté de les faire évoluer (adaptation hiver/été par exemple).
• Le justificatif de chaque dépense est épinglé par le salarié directement depuis son app mobile.
• L’employeur visualise en temps réel la consommation du budget par ses salariés ainsi que les affectations.

Développez votre marque employeur et engagez activement votre entreprise sur la voie de la décarbonation en offrant à vos salariés toutes les alternatives de transport multimodal bas carbone.

Comment contenir la hausse des coûts de votre flotte ?

Enfin une carte acceptée partout. Avec la carte IMPACT, accédez à 100% des stations-service en France et en Europe. Vos salariés vous remercient déjà pour le gain de confort et de productivité.

Nombre de stations en France

Accédez aux prix les plus bas du marché. En vous donnant accès au réseau le plus large, nous vous donnons aussi accès aux prix les plus bas du marché. Réalisez une économie d’au moins 4% en accédant à l’ensemble du réseau de stations-services et de bornes de recharge. C’est votre DAF qui va être content.e.

Une seule carte pour l’ensemble des dépenses de mobilité professionnelle des salariés. Définissez les jours, les montants et les catégories de dépenses autorisés avec une carte paramétrable en fonction de vos besoins. C’est fini les avances et les notes de frais.