Comment Fiscalyse a augmenté la productivité de ses consultants et de son service comptable de 8%


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Le contexte

Fiscalyse est une ESN française qui déploie des solutions logicielles de gestion dans le Cloud auprès de grandes entreprises.

Notre activité consiste à mettre notre équipe de consultants à disposition de nos clients, partout en France, pour des durées allant d'une journée à quelques semaines.

Les consultants se déplacent donc fréquemment et passent la majorité de leur temps sur sites clients en France mais aussi en Europe.

La réservation et le paiement de l'aérien et des hôtels étaient confiés à une agence de voyage. Pour le reste, les équipes faisaient des avances de frais avec leur CB personnelle avant de se faire rembourser.

Les enjeux

Optimiser la productivité de nos équipes

Notre business modèle repose sur le taux d'activité de nos consultants c'est-à-dire le prix journalier auquel nous les facturons à nos clients. Minimiser les journées bloquées pour des formalités ou tâches administratives, au bureau ou à leur domicile, est un enjeu majeur puisque cela représente une perte sèche de chiffre d'affaires.

Payer rapidement les notes de frais

Faire des avances de frais sur sa trésorerie personnelle crée parfois des situations difficiles en particulier lorsque les consultants enchaînent plusieurs jours ou semaines de déplacement. Les sommes engagées sont parfois non négligeables et peuvent créer des difficultés financières allant jusqu'au rejet de certains paiements.

Par ailleurs, le process était également lourd et fastidieux pour les managers à travers des workflows de validation sans fin ainsi que pour le service comptable qui courait parfois après les justificatifs ou devait gérer des demandes ad'hoc d'avances de frais.

Contrôler nos coûts et piloter nos marges

La mise en place d'une politique de notes de frais n'est pas réellement efficiente lorsqu'elle n'est pas directement intégrée dans nos outils de gestion car elle nécessite un travail de vérification en aval des équipes comptables et des managers. Nos équipes perdent beaucoup de temps sur des tâches à faible valeur ajoutée.

Des améliorations concrètes grâce à la carte IMPACT

Nous avons augmenté notre productivité de plus de 8%

En automatisant la gestion des notes de frais, nos consultants sont aujourd'hui pleinement concentrés sur leurs missions. Nous avons ainsi pu diminuer les temps consacrés aux formalités d'environ 1,5 jours par mois soit 18 jours sur un total de 218 jours ouvrés par an. Par ailleurs, tous les frais sont envoyés en temps réel au service comptable qui n'a plus besoin de courir après les justificatifs et peut clôturer les comptes très rapidement. La saisie des notes de frais, les processus de validation des managers et les remboursements sont totalement éradiqués.

Les frais liés aux déplacements professionnels sont transparents pour nos équipes

Grâce à la carte IMPACT, nos collaborateurs itinérants se sentent valorisés et ne sont plus soumis à la contrainte financière d'avance des frais avec leur CB personnelle. Ils bénéficient d'un meilleur cloisonnement entre leur vie personnelle et leur vie professionnelle.

Par ailleurs, l'amélioration du suivi analytique de nos dépenses et les fonctionnalités embarquées dans la carte IMPACT nous permettent de calculer l'impact carbone de nos déplacements à la fois au niveau de chaque consultant mais aussi de façon globale. Nos collaborateurs suivent leur score compris entre 0 et 218 grammes de CO2 / kilomètre parcouru et se challengent à la machine à café. Les données liées à l'empreinte carbone comparative de chaque mode de transport nous permet d'orienter notre politique de frais vers un modèle plus vertueux.

Nous maîtrisons parfaitement nos déplacements

Notre politique de notes de frais est directement paramétrée dans la carte IMPACT à travers des types de dépenses incluses et d'autres exclues ainsi que des jours, plages horaires, plafonds et seuils 100% paramétrables. Notre entreprise a aujourd'hui une gestion plus saine des notes de frais en libérant nos consultants de la charge mentale de retenir l'ensemble des règles et leurs mises à jour ainsi que le service comptable back-office dont les opérations de vérification sont moindres et largement automatisées.


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