METTEZ FIN AUX AVANCES
DE FRAIS ET SIMPLIFIEZ VOTRE GESTION DES NOTES DE FRAIS.
Eradiquez les fastidieuses notes de frais et optez pour un cycle des dépenses fluide de bout-en-bout :
- Aucune saisie par les collaborateurs
- Validation simplifiée par les managers
- Contrôle préalable automatisé par le service comptable ou paie
Votre politique de défraiement est intégrée nativement dans la carte de paiement pour gagner du temps et de la productivité tout en gardant le contrôle sur les dépenses.
0€ de frais de rechargement de compte.
0€ de frais de gestion.
Sans engagement.
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A partir de 3€HT par carte et par mois
Des cartes business sur-mesure acceptées dans tous les commerces.
Mettez fin aux avances de frais tout en gardant le contrôle sur vos dépenses.
- Créez vos utilisateurs ou groupes d’utilisateurs en fonction des profils.
- Affectez-leur des cartes Mastercard physiques ou virtuelles. Elles sont immédiatement utilisables avec Apple Pay et Google Pay !
- Définissez les catégories de dépenses autorisées : hôtel, restaurant, taxi, train, transport en commun, avion…c’est vous qui choisissez !
- Définissez les jours où les cartes fonctionnent et les limites autorisées par paiement, par jour ou par mois…
- Créez ou supprimez des cartes en quelques clics au fil de vos besoins.
A partir de 3€HT par carte et par mois.
Gestion de tout le
cycle de la dépense,
depuis le paiement jusqu’à la comptabilité.
Une expérience utilisateur fluide de bout-en-bout.
- A chaque paiement, le téléphone de l’utilisateur « bipe » pour l’inviter à prendre en photo le justificatif.
- Chaque dépense est enregistrée automatiquement : montant HT, TVA déductible, montant TTC.
- Récupérez systématiquement votre TVA déductible quel que soit le taux.
- Enregistrez vos dépenses selon votre plan comptable pour automatiser la génération de vos écritures.
- Ne courez plus après les justificatifs de paiement : limitez le nombre maximal de transactions sans justificatif que peut réaliser un utilisateur.
- Clôturez vos périodes et importez vos écritures en comptabilité via import Excel ou automatique via notre API.
- Plus de papier à conserver : nous digitalisons et archivons tous vos justificatifs qui ont une valeur probante auprès des autorités fiscales.
A partir de 3€HT par carte et par mois.
Appréhendez l’impact de vos déplacements
et responsabilisez vos collaborateurs sur les coûts et les émissions de CO2 de leur mobilité professionnelle.
IMPACT combine l’utilisation des données bancaires, des distances parcourues et du barème de l’ADEME pour vous restituer un suivi analytique des € dépensés et du CO2 émis par kilomètre parcouru.
- Bénéficiez de tableaux de bord individuels et collectifs : identifiez les bonnes pratiques pour les passer à l’échelle.
- €/km : détectez sans délai les fraudes et les surcoûts.
- CO2/km : mesurez l’empreinte carbone de vos déplacements, quel que soit le mode de transport, au niveau individuel et collectif.
- Communiquez facilement avec des données fiables et récentes vos performances environnementales à votre écosystème : salariés, clients, partenaires…
- Gamification : les collaborateurs peuvent suivre leur score et l’améliorer.
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Comment Fiscalyse a augmenté la productivité de ses consultants et de son service comptable de 8%?
Fiscalyse est une ESN française qui déploie des solutions logicielles de gestion dans le Cloud auprès de grandes entreprises.
Notre activité consiste à mettre notre équipe de consultants à disposition de nos clients, partout en France, pour des durées allant d’une journée à quelques semaines.
Les consultants se déplacent donc fréquemment et passent la majorité de leur temps sur sites clients en France mais aussi en Europe.
La réservation et le paiement de l’aérien et des hôtels étaient confiés à une agence de voyage. Pour le reste, les équipes faisaient des avances de frais avec leur CB personnelle avant de se faire rembourser.
Les enjeux :
Notre business modèle repose sur le taux d’activité de nos consultants c’est-à-dire le prix journalier auquel nous les facturons à nos clients. Minimiser les journées bloquées pour des formalités ou tâches administratives, au bureau ou à leur domicile, est un enjeu majeur puisque cela représente une perte sèche de chiffre d’affaires.
En automatisant la gestion des notes de frais, nos consultants sont aujourd’hui pleinement concentrés sur leurs missions. Nous avons ainsi pu diminuer les temps consacrés aux formalités d’environ 1,5 jours par mois soit 18 jours sur un total de 218 jours ouvrés par an. Par ailleurs, tous les frais sont envoyés en temps réel au service comptable qui n’a plus besoin de courir après les justificatifs et peut clôturer les comptes très rapidement. La saisie des notes de frais, les processus de validation des managers et les remboursements sont totalement éradiqués.
Avec IMPACT, nous avons augmenté notre productivité de plus de 8% !
Faire des avances de frais sur sa trésorerie personnelle crée parfois des situations difficiles en particulier lorsque les consultants enchaînent plusieurs jours ou semaines de déplacement. Les sommes engagées sont parfois non négligeables et peuvent créer des difficultés financières allant jusqu’au rejet de certains paiements.
Par ailleurs, le process était également lourd et fastidieux pour les managers à travers des workflows de validation sans fin ainsi que pour le service comptable qui courait parfois après les justificatifs ou devait gérer des demandes ad’hoc d’avances de frais.
Aujourd’hui, les frais liés aux déplacements professionnels sont transparents pour nos équipes. Grâce à la carte IMPACT, nos collaborateurs itinérants se sentent valorisés et ne sont plus soumis à la contrainte financière d’avance des frais avec leur CB personnelle. Ils bénéficient d’un meilleur cloisonnement entre leur vie personnelle et leur vie professionnelle.
Par ailleurs, nous bénéficions d’un meilleur suivi analytique de nos dépenses et de notre empreinte carbone. Nos collaborateurs suivent leur score compris entre 0 et 218 grammes de CO2 / kilomètre parcouru et se challengent à la machine à café. Les données liées à l’empreinte carbone comparative de chaque mode de transport nous permet d’orienter notre politique de déplacement vers un modèle plus vertueux.
La mise en place d’une politique de notes de frais n’est pas réellement efficiente lorsqu’elle n’est pas directement intégrée dans nos outils de gestion car elle nécessite un travail de vérification en aval des équipes comptables et des managers. Nos équipes perdent beaucoup de temps sur des tâches à faible valeur ajoutée.
Notre politique de notes de frais est aujourd’hui directement paramétrée dans la carte IMPACT à travers des types de dépenses incluses et d’autres exclues ainsi que des jours et des plafonds 100% paramétrables. Notre entreprise a aujourd’hui une gestion plus saine des notes de frais en libérant nos consultants de la charge mentale de retenir l’ensemble des règles de défraiement et le service comptable dont les opérations de vérification sont moindres et largement automatisées.
Besoin de cumuler votre carte business avec une carte carburant ?
Rien de plus facile : faîtes ce que vous voulez grâce à la personnalisation des catégories de dépenses.
La carte de paiement IMPACT pour le Forfait Mobilité Durable
La Loi d’Orientation des Mobilités (LOM) a introduit en 2020 le forfait mobilité durable qui permet à une entreprise d’encourager ses salariés à se rendre au travail autrement que seul(e) en voiture.
Le plafond exonéré d’impôts et de cotisations sociales peut atteindre jusqu’à 800€ par an et par salarié.
Une offre de mobilité à la carte pour les salariés qui sont libres de choisir et de varier leurs modes de transport pour se rendre au travail.
